Vyhledávače pracují automaticky, jejich kvalita se posuzuje podle toho, zda jako odpověď na dotaz zobrazuje hledanou informaci na předních místech ve výsledcích vyhledávání. Proto se podle určitých kritérií měří kvalita stránek, které má vyhledávač ve své databázi a majitelé stránek se snaží své weby průběžně upravovat tak, aby dosahovaly nejvyšších pozic ve výsledcích vyhledávání prostřednictvím optimalizace webu pro vyhledávače. Tím je dána potřeba neustálého zlepšování metod činnosti vyhledávačů, aby vyhověl rostoucím požadavkům uživatelů.

Obecně lze říci, že vyhledávače pracují ve čtyřech krocích. Procházejí webové stránky, vytvářejí databáze výskytu slov, provádějí indexaci a poskytují odpovědi na dotazy uživatelů.

Procházení webových stránek zajišťuje vyhledávací robot, který se snaží pomocí hypertextových odkazů navštívit všechny webové stránky, zveřejněné na internetu. Robot pracuje cyklicky, po určitém čase se na již navštívené stránky vrací, aby zjistil případné změny.

Vyhledávací robot nalezené stránky uloží na pevný disk, vytváří databázi slov a k nim ukládá adresy, kde se jednotlivá slova vyskytují. Problematická je velikost databáze, provádí se indexace, protože sekvenční prohledávání by trvalo nepřijatelně dlouho.

Indexování databáze výrazně zrychlí její prohledávání. Pomocí nejrůznějších algoritmů se stanoví relevance například podle váhy slov, atraktivnosti stránky, serióznosti a technické kvality webu nebo sponzorovaných odkazů.

Vyhledávač odpovídá uživateli na základě zadaného dotazu, přes vstupní formulář. Po odeslání dotazu jsou pomocí indexu vyhledány odkazy na stránky, které obsahují hledaná klíčová slova. Vyšší přehlednosti odpovědi vyhledávače se dosahuje tím, že kromě odkazu na stránky s klíčovými slovy se zobrazí další, doplňující údaje, například titulek stránky, okolí nalezených klíčových slov, kvalita odkazu nebo stáří informace.